Bedrijfsvoering

Vooraf
Het verder professionaliseren van het systeem van auditing (toezien op de doelmatigheid, kwaliteit, doeltreffendheid en rechtmatigheid van beleid en bedrijfsvoering) is een continu proces om in de pas te blijven met de toenemende eisen en behoeftes op dit terrein. Het gaat daarbij om de samenhang op het terrein van administratieve organisatie en interne controle, de bevindingen van de accountant vanuit zijn controle, het (laten) uitvoeren van audits (waaronder de ENSIA en Wpg), artikel 213a onderzoeken en risicomanagement met bijbehorend (jaarlijks op te stellen) auditplan. Maar ook de afstemming met onderzoek dat plaatsvindt door de rekenkamercommissie. De toenemende complexiteit, versterkt door de snelle ontwikkeling in digitalisering en datagedreven werken, vraagt onder meer om bezinning en doorontwikkeling op de Interne Auditfunctie en daaraan gelieerd de inrichting van de 1^e, 2^e en 3^e lijn. Ook de accountant heeft hiervoor aandacht gevraagd. De komend periode is dit een van de prioriteiten. Met als doel een gemeente zijn waarin management aantoonbaar eigenaar is van rechtmatige en beheerste uitvoering (eerste lijn), de tweede lijn actief monitort en bijstuurt en de onafhankelijke derde lijn tijdig inzicht geeft in wat goed gaat, waar de grootste risico’s liggen en welke verbetering nodig is.

Rechtmatigheidsverantwoording
Wij leggen als college verantwoording af over de (financiële) rechtmatigheid van de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten en de balansmutaties. Dit houdt in dat wij vaststellen dat:

• Is voldaan aan de voorwaarden opgenomen in wet- en regelgeving;
• Is gehandeld binnen de vastgestelde begrotingskaders;
• Is gewaarborgd dat er geen misbruik of oneigenlijk gebruik is gemaakt.

Wij leggen in de jaarrekening verantwoording af volgens een voorgeschreven model. Hierin geven wij aan of er fouten of onduidelijkheden zijn en de omvang hiervan. De accountant controleert of onze verantwoording een goed beeld van de werkelijkheid geeft.

Bij het verantwoorden van de rechtmatigheid hanteren wij de grenzen uit de vastgestelde financiële beheersverordening (ex. art 212 Gemeentewet). Deze grenzen sluiten aan bij de toleranties die de externe accountant hanteert voor de controle van de jaarrekening:

1. Rapportagegrens: Dit is de grens waarboven onrechtmatigheden moeten worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Deze afweging wordt gedaan per onrechtmatigheid. De rapportagegrens is vastgesteld op € 250.000. Voor onrechtmatigheden boven de rapportagegrens beschrijven wij ook welke acties wij ondernemen om deze in de toekomst te voorkomen.
2. Verantwoordingsgrens: Dit is de grens voor de conclusie in de rechtmatigheidsverantwoording. Als het totaal aan onrechtmatigheden deze grens overschrijdt, moeten alle geconstateerde onrechtmatigheden worden opgenomen in deze verantwoording, ongeacht hun omvang. Deze grens, die tot 2024 vastgesteld was op 1% van de totale lasten (inclusief reservemutaties), is vanaf 2025 (wettelijke) opgehoogd naar 2%. Het percentage voor de externe accountant is daarbij eveneens gewijzigd naar 2%.

Naast de gebruikelijke toetst op onrechtmatigheden op terrein van inkopen/aanbestedingen en prestatielevering is met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording ook landelijk de invulling van het begrip begrotingsrechtmatigheid aangepast. Na deze aanpassing zijn overschrijdingen van lasten en investeringskredieten altijd onrechtmatig. Zelfs als deze volgens afspraken met de raad zijn. De overschrijdingen die voldoen aan afspraken met de raad kunnen wel aangemerkt worden als acceptabel onrechtmatig. In onze rechtmatigheidsverantwoording laten wij de bevindingen zien met en zonder deze acceptabele onrechtmatigheden. Zodoende is er inzicht in welke afwijkingen in de verantwoording wel aan ons interne beleid voldoen. Het is echter wettelijk verplicht om de conclusie over rechtmatigheid te baseren op de bevindingen inclusief de acceptabele onrechtmatigheden.
Wij maken, in lijn met afspraken met uw raad, geen slotwijziging van de begroting. Hierdoor verwachten wij dat de conclusie in de rechtmatigheidsverantwoording, net als voorgaande jaren "niet rechtmatig" zal zijn.

Doelmatigheidsonderzoeken
Het aantal eigen onderzoeken zal gezien de beschikbare middelen vooralsnog beperkt zijn.
Eind 2026 wordt de Netwerkmonitor geactualiseerd. Hierin worden de risico’s van een significant aantal netwerkrelaties in kaart gebracht. Dit geeft een beeld van de relaties die belangrijk zijn voor realisatie van onze beleidsdoelstellingen én risicovol zijn en dus aandacht vragen in 2027. Die uitkomsten zullen ook gedeeld worden met de Auditcommissie.

Preventie van fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik
Voor fraude, misbruik en oneigenlijk gebruik worden onderstaande definities gehanteerd:

• Fraude omvat een opzettelijke handeling door een of meer leden van het management, met governance belaste personen, werknemers of derden, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding teneinde een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen.
• Misbruik omvat het opzettelijk, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Bij misbruik is er geen sprake van samenwerking van derden met interne werknemers.
• Oneigenlijk gebruik omvat het verkrijgen van overheidsbijdrage of het betalen van een te laag bedrag aan heffingen door het aangaan van rechtshandelingen in overeenstemming met de bewoording van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Het onderkennen en beheersen van frauderisico’s is een continu proces. Jaarlijks actualiseren wij de frauderisico’s als onderdeel van de VIC. Wij zijn bezig met het opstellen van een fraudeprotocol waarin het onderkennen, de beheersing en de opvolging van fraude wordt geformaliseerd.
Eveneens zal de Nota Misbruik en Oneigenlijk gebruik worden geactualiseerd. In deze nota worden onder andere het beleid ter voorkoming, de inrichting van beheersmaatregelen en de risicogebieden van de gemeente Ede in het kader van misbruik en oneigenlijk gebruik opgenomen.
 
ENSIA en Wet Politiegegevens (Wpg)
ENSIA staat voor Eenduidige Normatiek Single Information Audit, een verantwoordings- en auditstelsel waarmee Nederlandse gemeenten zich verantwoorden over hun informatiebeveiliging en het beheer van bepaalde landelijke voorzieningen, zoals DigiD, BRP en Suwinet. ENSIA bundelt deze verantwoording zodat gemeenten niet voor elk onderdeel apart audits en rapportages hoeven aan te leveren. Dit betekent dit dat wij jaarlijks moeten aantonen hoe wij de informatieveiligheid hebben ingericht en of wij voldoen aan de relevante normen en wettelijke verplichtingen. Dat gebeurt via een combinatie van zelfevaluatie, een collegeverklaring en voor sommige onderdelen een IT-audit.
De uitkomsten worden gedeeld met toezichthouders en verantwoordelijke ministeries.
Ook voor 2027 zullen wij de daarvoor benodigde interne en, waar vereist, externe audits uitvoeren.

Wpg. Gemeenten zijn vanaf 2021 ingevolge de Wet politiegegevens (Wpg) verplicht om periodiek een privacy-audit uit te voeren op gegevensverwerkingen die onder deze wet vallen. Dat is onder meer het geval voor onze boa-, leerplicht- en sociaal rechercheurs-taken. Een gemeente moet hierover niet op dezelfde manier rapporteren als bij ENSIA. Voor de Wpg geldt een eigen audit- en verantwoordingsplicht. Organisaties die onder de Wpg vallen, moeten jaarlijks een interne privacy-audit uitvoeren en eens per vier jaar een externe Wpg-audit laten doen. De resultaten van de externe audit moeten ook aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) worden verstrekt.
Op basis van de audits zijn in 2025 en 2026 een aantal acties uitgezet. Zo is de verdere scholing van de diverse boa’s doorgezet en de Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) specifiek voor de Wpg benoemd. Begin 2026 is ook het WPG-beleid herzien en aangescherpt (onder andere procedures voor doelbinding, bewaartermijnen en autorisatie). Deze maatregelen richten zich direct op de afgekeurde normen en vormen een goede basis voor verdere herstelacties.
Ook in 2027 zullen de benodigde (her)audits worden uitgevoerd.